(一)收集范圍
日常物業(yè)管理期檔案主要包括物業(yè)運行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案。
1.物業(yè)運行記錄檔案的收集范圍包括:建筑物運行記錄檔案和設施設備運行記錄檔案。
2.物業(yè)維修維護記錄檔案的收集范圍包括:建筑物維修維護記錄檔案和設施設備維修維護記錄檔案。
3.物業(yè)服務記錄檔案的收集范圍包括:小區(qū)及共用設施清潔服務記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務記錄、小區(qū)增值服務記錄、會所服務記錄、社區(qū)活動記錄和服務與投訴管理記錄等。
(二)收集時間
日常物業(yè)管理期檔案的有關文件一旦實施完畢,應及時收集。一般可由相關業(yè)務部門收集立卷后,每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定,可由企業(yè)根據自身情況來決定,除一些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外,一般不應超過1年時間。手續(xù)辦理完畢的文件,不能由承辦部門或個人保存,必須向檔案部門移交。
物業(yè)管理公司行政管理檔案由物業(yè)管理企業(yè)人事、行政等相關部門收集管理。在此不予贅說。
(三)檔案資料收集后的整理工作
在日常業(yè)務處理工作中,由行政部門或業(yè)務部門對于需要歸檔的文件進行不斷地收集集中與系統積累。在每個條款下積累起來的文件,為立卷歸檔打下了初步的基礎。當一年工作終了,必須在平時歸檔的基礎上,進一步系統整理與編目。整理工作根據企業(yè)情況的不同,可由業(yè)務部門在檔案移交前完成,也可移交后由檔案室統一完成。
已立卷的案卷,應對卷內文件進行調整。查看卷內文件是否已齊全、文件之間的關聯是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等,并對卷內文件進行必要的調整。