一、物業(yè)檔案的建立
1、什么是物業(yè)檔案？
指人們在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖象、聲音以及其他各種方式和載體的文件。
2、物業(yè)檔案的兩個(gè)重要作用
① 憑證作用
② 參考作用
3、建立動態(tài)的物業(yè)檔案資料管理機(jī)制
由于物業(yè)檔案資料管理具有動態(tài)性，因此必須建立動態(tài)管理機(jī)制凡是管理程序的各個(gè)環(huán)節(jié)，有關(guān)人員都要進(jìn)行及時(shí)性、經(jīng)常性、完備性的動態(tài)記錄。
4、資料的收集
① 檔案室
※物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理。
※在資料收集時(shí)應(yīng)保證資料真實(shí)及渠道廣泛。
② 資料收集的兩種方式
※按時(shí)間順序收集
1）設(shè)計(jì)規(guī)劃階段信息
2）施工及驗(yàn)收階段信息
3）委托管理階段信息
4）業(yè)主收樓信息
5）日常管理信息
※按物業(yè)管理參與者的各方面來收集
1）在物業(yè)接管移交與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位積極合作，力爭全面、準(zhǔn)確地收 集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)資料等原始資料。
2）在業(yè)主入伙，進(jìn)行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料。
3）在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄等以及 其相關(guān)資料，并將檔案的收集形成制度化。
4）通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息。
5、資料的整理和分類
資料整理要求: 收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理人員集中整理。剔除作廢和無效的記錄，然后按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊，做到條理清晰、分類合理、便于檢索。
資料分類①:根據(jù)工作的內(nèi)容整理和分類
行政上級文件、內(nèi)部發(fā)文、人事后勤…
工程工程圖紙、設(shè)備檔案、維修記錄…
客服業(yè)主資料、裝修資料、客戶投訴…
安保
巡查記錄、緊急事件、車輛檔案…
財(cái)務(wù)
各類帳冊、發(fā)票存根、預(yù)算報(bào)告…
資料分類①:根據(jù)工作的內(nèi)容整理和分類
實(shí)際工作中，文件資料、檔案一般不作嚴(yán)格區(qū)分，另外歸檔時(shí)可照顧到從文件到檔案的連貫性，進(jìn)行分類。
◆產(chǎn)權(quán)與工程技術(shù)資料◆�。ㄓ茫⿷魴n案◆裝修檔案資料◆工程維修資料◆設(shè)備設(shè)施管理資料◆治安消防安全管理資料◆綠化清潔資料◆員工管理資料◆業(yè)主日常資料◆行政文件資料◆業(yè)主委員會資料
二、物業(yè)檔案的管理
1、什么是物業(yè)檔案的管理？
指物業(yè)公司在物業(yè)管理管理活動中，對物業(yè)的原始記錄進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。
2、檔案管理注意事項(xiàng)
① 強(qiáng)調(diào)原始記錄的重要性
② 數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料詳實(shí)
③ 不錯(cuò)不漏、帳實(shí)相符
④ 妥善保管、查閱方便
⑤ 保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確、新鮮、安全
3、檔案的建立的四個(gè)環(huán)節(jié)
1
收集
2
整理
3
歸檔
4
使用
收集——是將分散在樓盤內(nèi)各部門的有保存價(jià)值的文件資料向公司檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員移交、集中的工作。
① 收集的關(guān)鍵是盡可能完整
完整的檔案收集體現(xiàn)在三個(gè)方面：<1>.從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工<2>.從地下到樓頂<3>.從主體到配套的技術(shù)資料
② 整理的重點(diǎn)是去偽存真。
留下物業(yè)管理有用的資料。整理干凈不是最終目的，而是避免查找時(shí)浪費(fèi)時(shí)間，提高工作效率。
③ 歸檔—指按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行科學(xué)地分類與保存，如按每一棟建筑分類。 歸檔形式—同時(shí)采用原始資料與計(jì)算機(jī)檔案管理雙軌制，使儲存方式的多元化。
對業(yè)主和公司利益影響較大的檔案都應(yīng)加以保存。 檔案歸檔應(yīng)根據(jù)部門、年度、內(nèi)容、保存期及保密程度的分類順序進(jìn)行組卷，逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。 為保證檔案的安全與完善，檔案室應(yīng)隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔、注意防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮。
歸檔作用——“十清”◆物業(yè)來源清◆物業(yè)數(shù)量清◆物業(yè)質(zhì)量清◆物業(yè)價(jià)值清◆結(jié)構(gòu)類型清◆設(shè)備設(shè)施清◆綠化苗木清◆租金費(fèi)用清◆使用情況清◆維修更新清
④ 使用
檢索——計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；審批——按檔案的不同密級由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱；手續(xù)——借閱手續(xù)的辦理（借、還登記；檢查完好程度；借閱時(shí)間規(guī)定等）
三、物業(yè)檔案的銷毀
銷毀——根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì)，定期對過期或作廢的文檔進(jìn)行 剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。◆經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過方可銷毀◆建立已銷毀文檔清單備查 |
