一、目的

為規(guī)范物業(yè)與業(yè)主委員會溝通、協(xié)調(diào)工作，確保物業(yè)管理工作的順利開展，特有定本規(guī)定。

二、適用范圍

適用于物業(yè)公司在日常的管理服務(wù)工作中與業(yè)主委員會的正常工作往來。

三、職責(zé)

（1）物業(yè)經(jīng)理負責(zé)與業(yè)主委員會的溝通、協(xié)調(diào)。
（2）物業(yè)公共事務(wù)部負責(zé)依照本規(guī)程實施與業(yè)主委員會的正常工作往來。

四、程序要點

1.與業(yè)主委員會的溝通、協(xié)調(diào)方式。

(1)工作協(xié)調(diào)、溝通會議。

物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)每季度至少與業(yè)主委員會進行一次例行的溝通會議，會議的主要內(nèi)容向業(yè)主委員會通報一個季度的財務(wù)支出狀況和工作簡況，解決需經(jīng)業(yè)主委員會協(xié)助支持方能完成的問題。

(2) 專題解決問題會議。

在遇到需經(jīng)業(yè)主委員會同意方能進行工作時，物業(yè)經(jīng)理應(yīng)申請召開專題業(yè)主委員會會議，協(xié)商解決專項問題。

(3) 每年6月底和12月底，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)匯同公司領(lǐng)導(dǎo)一同拜訪業(yè)主委員會，召開專題工作茶話會，向業(yè)主委員會匯報全面的半年度、年度工作。

(4)定時工作溝通制度。

①每月5日前向業(yè)主委員會報送物業(yè)財務(wù)損益表。②每月10一15日期間接受業(yè)主、業(yè)主委員會的質(zhì)詢、審計。③每季度的第一個月向業(yè)主委員會報送社區(qū)文化報刊、宣傳品。

2.下列物業(yè)管理工作應(yīng)當(dāng)及時向業(yè)主委員會申報，請求支持。

(1)計劃使用本體維修資金對樓宇本體進行大、中修時。

(2)計劃使用公用設(shè)施專項維修資金更新公用設(shè)施時。

(3)物業(yè)管理服務(wù)工作涉及部分業(yè)主利益，需業(yè)主委員會出面協(xié)調(diào)時。

(4)物業(yè)公司制定了新的管理措施簡要業(yè)主委員會支持工作時。

(5)其他需向業(yè)主委員會請示、尋求支持的工作。

3.出現(xiàn)下列情況時，物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)及時通報業(yè)主委員會。

(1)新的物業(yè)管理法規(guī)頒布執(zhí)行時。

(2)所管理的物業(yè)出現(xiàn)了重大變故或發(fā)生重大事件時。

(3)業(yè)主委員會的個別委員與物業(yè)公司有重大的工作分歧無法解決時。

(4)有重要的活動(如創(chuàng)優(yōu)迎檢)時。

(5)物業(yè)公司對個別業(yè)主執(zhí)行違約金處罰時。

(6)其他應(yīng)當(dāng)向業(yè)主委員會通報的情況發(fā)生時。

4.物業(yè)公司向業(yè)主委員會的申報工作應(yīng)當(dāng)前15日進行，通報情況應(yīng)應(yīng)當(dāng)在事實發(fā)生(決定)后的3個工作日內(nèi)進行。

5.物業(yè)公司向業(yè)主委員會的申報工作、通報情況均應(yīng)以書面形式送達。

6.對業(yè)主委員會的質(zhì)疑、建議、要求的處理。

(1)對業(yè)主委員會的質(zhì)疑、建議、要求，管理經(jīng)理應(yīng)認真傾聽、記錄。

(2)合理的質(zhì)疑、建議、要求，應(yīng)當(dāng)在3個工作日內(nèi)答復(fù)、解決。

(3)對不合理、合法的質(zhì)疑、建議、要求，物業(yè)經(jīng)理應(yīng)當(dāng)耐心解釋，無論如何不允許不耐煩或言語失禮；對解決不了的問題，應(yīng)當(dāng)記錄后迅速上報公司總經(jīng)理，由總經(jīng)理尋求解決方案

7.物業(yè)公司與業(yè)主委員會來往了工作的信函、記錄、決議，一律在物業(yè)服務(wù)中心歸檔，長期保存。

來源：網(wǎng)絡(luò)

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